COMO ADMINISTRAR SEU TEMPO
O tempo pode ser seu amigo ou inimigo – tudo depende
de como se lida ele. Se administrar tempo tem sido assunto de teses, teorias
e etc. Mas, a pergunta que paira no ar é: Você administra BEM seu tempo?
Ou se tornou um escravo dele? Quem comanda sua agenda? Você? Ou o tempo?
Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.
Segue abaixo uma série de dicas que pode ajudá-lo a tomar as rédeas deste
tão famoso ser chamado TEMPO:
1. Fixe um conjunto claro de valores e de alvos na vida. Isto é a chave
para determinar as prioridades diárias. Elenque suas prioridades logo no
início do dia e apegue-se a ela.
2. Empenhe-se nas tarefas que exigem concentração quando estiver mais alerta.
3. Dê telefonemas na hora em que é mais provável que contate a pessoa.
4. Delegue tarefas sempre que possível. Isto o libera para realizar mais,
e permite que outros adquiram experiência.
5. Quando lida com papéis, tente cuidar de cada documento uma única vez,
em vez de lhe conceder uma consideração ‘parcial’.
6. Ao reunir-se com outros, apegue-se a uma pauta. Fixe horários específicos
para começar e para terminar.
7. Organize seu local de trabalho, tendo os instrumentos necessários ao
alcance da mão. Não há necessidade de ter 20 canetas e 10 lápis em sua mesa.
Deixe somente o necessário para seu uso diário.
8. Não se sinta obrigado a aceitar TODO convite social que lhe façam. Aprenda,
com jeito, a dizer não.
9. Padronize sua lista de compras, e de fazer malas, tanto quanto possível,
em vez de fazer novas listas repetidas vezes.
10. Descanse e descontraia-se o suficiente, de modo que possa trabalhar
de modo eficaz.
11. Fixe datas-limites e atenham-se a elas.
12. Não adie as coisas. Não seja procrastinador
13. Divida as grandes tarefas em várias tarefas menores.
14. Não seja perfeccionista. Concentre-se naquilo que é deveras importante.
15. Faça bom uso do tempo de espera. Escreva cartas, leia, ou execute outra
tarefa essencial.
16. Reconheça que haverá ocasiões em que precisará gastar tempo em atividades
que não gostaria. Não desperdice tempo lamuriando-se. Antes, empenhe-se
em terminá-las.
ESTÁ VELHO DEMAIS PARA A FUNÇÃO?
Certa ocasião, um candidato de uns 35 anos
concorria uma vaga para Analista de RH numa empresa de pequeno/médio porte.
Ele estava ansioso pela entrevista que faria com o selecionador da empresa.
Chegou até o local da entrevista, se deparou com um jovem, aparentando uns
25 anos de idade, que iniciou a entrevista:
- Devo informar ao senhor que tem sido muito difícil de preencher esta vaga,
pois nossa empresa possui alguns requisitos elevados para a vaga de Analista
de RH. A princípio, a pessoa tem que ter no mínimo 05 anos de experiência...
- Tenho 07 anos, respondeu o candidato.
- Outro requisito: precisa saber ler, falar e escrever em Inglês!
- Fiz 02 anos de curso individual; acredito ter fluência no idioma...
- Precisa ter conhecimento profundo em informática, afinal irá usar o sistema
de folha da empresa, que é muito complexo! - Assim falou o entrevistador.
- Possuo conhecimentos avançados em informática e já trabalhei com 05 sistemas
diferentes de folha; certamente não terei dificuldade em me adaptar! – Respondeu
o candidato, estranhando o excesso de exigências.
- Ah! Tem outro requisito: precisa ter noções de japonês! Sim, pois na nossa
empresa a diretoria é japonesa e poderá um dia precisar se comunicar com
eles!
O candidato, já impaciente de tantas ressalvas, mas com esperança de conseguir
a vaga, respondeu:
- Bem, faz algumas semanas que comecei o curso de japonês...
E assim foi. Cada objeção, o candidato tinha uma resposta positiva. Não
tendo nenhum outro argumento, ele confessou:
- Vou ser sincero como senhor: Você é muito VELHO para a função!!!!
Esta história real abre uma discussão importante:
Será que existe prazo de validade ou limite de idade para você exercer sua
profissão? Passa-me à mente a notícia do falecimento de Oscar Niemeyer,
considerado gênio da arquitetura, no último dia 05 de dezembro, com 104
anos. Será que ele estava velho demais para exercer a arquitetura?! Consideremos
um pouco da vida dele.
Filho de funcionário público, família de classe média alta. Após terminar
o supletivo em 1929 (com 21 anos), entrou para a Escola Nacional de Belas
Artes no Rio de Janeiro, onde se formou engenheiro arquiteto, em 1934. Iniciou-se
na profissão como estagiário no escritório de Lúcio Costa e Carlos Leão.
Em 1936, foi designado para colaborar com o arquiteto suíço, Le Corbusier,
que estava participando do projeto do Ministério da Educação do Rio de Janeiro.
Seu primeiro projeto foi em 1937 (com 30 anos), a Obra do Berço, mas o que
mudou sua vida foi em 1943 (com 36 anos) quando fez o Conjunto arquitetônico
da Pampulha, a pedido de Juscelino Kubistschek, que era Prefeito de BH.
Em 1956, a convite do então Presidente da República (Juscelino Kubistschek),
Oscar Niemeyer realiza vários projetos para a cidade de Brasília, a nova
capital do Brasil. Entre eles: o Palácio da Alvorada, o Palácio do Planalto,
o Itamaraty, o Congresso Nacional, a Catedral, a Praça dos Três Poderes,
o Superior Tribunal Federal e o Teatro Nacional. A nova capital do Brasil
foi inaugurada no dia 21 de abril de 1960, quando Niemeyer tinha quase 53
anos...
Onde quero chegar? Bem, e se Niemeyer, quisesse se aposentar? Afinal, ele
poderia fazê-lo. Poderia achar que, agora, estava “velho demais para a função”.
Já havia conseguiu o ápice de sua projeção profissional com a construção
de Brasília. Poderia se aposentar, colocar um pijama e ficar sentando vendo
TV e deixar o tempo passar... Mas NÃO FOI o que ele fez. Não se deixou levar
pela maioria. Seu trabalho era o seu combustível e nos próximos 51 anos
desenvolveu mais de 600 obras, entre elas: Sambódromo carioca, Museu de
Arte Contemporânea, CIEPS, projetos internacionais como o centro cultural
da Espanha, teatro no Chile, entre outros. Acordava às 08 da manhã, todo
dia, de segunda a sexta...
Novamente a pergunta: Será que existe prazo de validade ou limite de idade
para você exercer sua profissão? A resposta é obvia: NÃO! Nada impede do
profissional exercer sua profissão com 40, 50, 100 anos! Se ele tem amor
ao que faz, isto em si é a força que o impele a fazer sempre mais e melhor.
Analisando o belo exemplo de Niemeyer, as empresas precisam repensar ao
selecionar pessoas, não excluindo as possibilidades, mas escolhendo pelo
critério de capacidade e não idade...
INTERNET E A NETIQUETA
A Internet veio para ficar. Podemos acertadamente chamá-la de “super-rodovia
da informação”. Existem pelo menos 30.000 redes principais e segundo pesquisas
recentes, essas redes interligam mais de 10.000.000 de computadores e uns
30.000.000 de usuários em todo o mundo, sendo que este número de computadores
interligados dobra a cada ano.
E você? Está preparado para toda esta inundação de informações? Sabe utilizar
bem a internet? Muitas vezes, o profissional prejudica sua imagem por não
saber usar bem esta excelente ferramenta. Quem nunca ouviu falar daquele
profissional desavisado que na sua Rede Social critica seu chefe ou coloca
títulos tais como “Eu odeio trabalhar”, “Viva a vagabundice” entre outros...
Este profissional está, na realidade, correndo sério risco de macular sua
imagem ou de perder aquela vaga tão sonhada naquela empresa que tanto queria...
Outra ferramenta fundamental, que está intimamente relacionada é o e-mail.
Quando se usa corretamente, ela trabalha a seu favor. Pode-se comparar a
um motosserra. É uma ferramenta poderosa, mas, se não souber manuseá-la,
pode causar grandes estragos...
Já ouviu faltar da NETIQUETA? Segundo o Wikipédia, ela diz textualmente:
Netiqueta (do inglês "network" e "etiquette") é uma
etiqueta que se recomenda observar na internet. Trata-se de um conjunto
de recomendações para evitar mal-entendidos em comunicações via internet,
especialmente em e-mails, chats, listas de discussão, etc.
Vejamos abaixo algumas das regras de etiquetas
que precisamos observar quando utilizamos principalmente e-mails:
1- Ao enviar e-mails, procure combinar as letras maiúsculas e minúsculas
da mesma forma que na escrita comum. Na Internet escrever com letras maiúsculas
é o mesmo que GRITAR.
2- Evite excessos como usar cores e fontes de variados tamanhos e cores.
Lembre-se do ditado: “Menos é mais”. Quanto mais simples e coerente for
a formatação, melhor será o resultado.
3- Envie arquivos anexados apenas se for solicitado. Esta história de receber
um e-mail “legalzinho” e querer enviar para todos os seus zilhões de amigos,
é, sem dúvida, falta de consideração e de etiqueta. Vai abarrotar a caixa
de seus amigos e você vai ficar com a fama do “chatonet” – aquele chato
da internet que sempre manda coisas inúteis para os e-mails dos outros.
Ser bem informado não quer dizer mandar milhões de e-mails aos outros. Seja
criterioso e use de bom senso.
4- Se realmente tiver que enviar um e-mail a várias pessoas, o ideal é enviar
em CCO (Cópia oculta) aos destinatários, a menos que a situação exija que
outros saibam que você enviou este e-mail.
5- Em e-mails corporativos ou de empresa, utilize da grafia correta. Lembre-se
que e-mail corporativo não é sala de Chat, onde é conversa é informal. Antes
de dominar outro idioma (que hoje em dia é essencial) domine a nossa Língua
Portuguesa.
Aqui mencionei apenas algumas das etiquetas na Rede. A regra básica é bom
senso. Se souber aplicar tais princípios, saberá bem “surfar” na Internet!
ORGANIZE-SE
Já aconteceu de você procurar algum documento em sua mesa ou um objeto em sua casa, e, após exaustiva procura, não o encontra? Ou na sua mesa possui uma montanha de papéis e seu chefe, solicita aquele documento, que você o havia informado que estava pronto e protocolado, e você faz verdadeira “escalada” na pilha de papéis para encontrá-lo. “Na minha bagunça só eu sei onde estão todos os documentos que preciso” – Esta é a desculpa mias usada. Se em qualquer uma destas situações acontece contigo, não se desespere. Tudo que precisa é de ORGANIZAÇÃO.
Neste mundo globalizado, não podemos nos dar ao luxo de sermos desmazelados
na organização de nossa mesa, dos nossos arquivos (físicos e eletrônicos).
Além de comprometer sua eficácia, poderá passar uma imagem errada sua aos
seus supervisores e outros. Pode até acontecer situações embaraçosas e inusitadas.
Lembro-me de certa ocasião de uma colega de trabalho que sua mesa era tão
bagunçada, que, ao ouvir tocar seu celular, acabou “atendendo” seu mouse,
pensando ser seu celular! É claro que esta foi uma situação atípica, mas
aprendemos desta ocorrência. Quando tudo está organizado ao seu redor, além
da sensação organização, as empresa primam-se em valorizar o profissional
organizado. Então, por que não começar agora?
Existe um sistema que ajuda muito nisso, conhecido como 5S. Existem vários
outros, mas o 5S é um sistema japonês de organização que funciona muito
bem no trabalho como em sua casa; o sistema estabelece alguns princípios
muito pratico, que alisto abaixo alguns:
1. PROCURE TER À MÃO AQUILO QUE MAIS UTILIZA - Você não precisa ter em sua mesa dezenas de canetas, lápis, borracha. Não irá utilizar apenas uma por vez? Então, apenas uma caneta, um lápis e assim por diante.
2. AQUILO QUE MENOS UTILIZA, DEIXE-O MAIS DISTANTE DE SÍ - Deixe de lado aquilo que raramente usamos: carimbos, tinteiros de impressora ou microfone do computador. Identifique na estante com dizeres “Material de Papelaria” ou “Material de Escritório”, pois saberá onde estão, quando precisar.
3. AQUILO QUE NÃO USA, DESCARTE – Seja sincero consigo mesmo, se não usou nos últimos meses, provavelmente não usará. Jogue fora ou descarte ao reciclado. Não acumule papeizinhos com telefone, e-mails, etc – anote na sua agenda e jogue fora estes recadinhos que só acumulam.
E seus arquivos eletrônicos? Procure, no Windows Explorer, criar pastas e arquivar seus documentos pelo assunto, o que facilitará sua rastreabilidade. Veja um exemplo abaixo:
Poderá também criar atalhos na Área de Trabalho das pastas que mais utiliza, através do comando: Botão direito do mouse – Novo – Atalho – e clica na pasta que deseja criar o atalho. Outra opção bastante interessante é criar um sumário (índice) dos arquivos que mais utiliza no Word e fazer um hiperlink (Botão direto do mouse – Hiperlink – seleciona o arquivo desejado). Com isso, ao precisar de um arquivo específico, basta clicar no hiperlink criado e ele abrirá para você o arquivo.
Quem desejar um passo-a-passo destes procedimentos mencionados acima ou sobre a implantação de 5S, poderá solicitar ao meu e-mail: contato@franciscomachado.info que envio com maior prazer.
Em conclusão, programando-se, conseguirá
ser mais organizado. Precisar somente dar o primeiro passo. Faça como o
ditado japonês: “Comece onde está, mas não fique como está.” Procure progredir
sempre. Sucesso a todos.
VOCÊ É HANDS ON E BY HEART?
No mundo corporativo, com as exigências do mercado, surgem algumas expressões que talvez não faça parte de seu vocabulário. Por exemplo, é o caso da expressão funcionário “Hands On” e “By Heart”.
Já ouviu falar? Tem você estas características profissionais?
Hands On é uma expressão que significa “aprender fazendo”, ou seja, aquele
profissional que possui múltiplas competências e mente aberta para estar
absorvendo novos conhecimentos e sempre está se atualizando.
Ele domina diversas áreas, sem perder o foco na sua função principal. Um
líder Hands On se destaca com características tais como a realização de
sessões de coaching aos funcionários, mantêm uma comunicação aberta, clara
e honesta e, por vezes, tomar parte em operações de negócios, tais como
atender telefonemas de clientes.
Para citar um exemplo de um líder com tais características, citarei Steve
Jobs, que usou este estilo de liderança como CEO da Apple Inc.
E a expressão By Heart”? Cada dia mais estão exigindo também esta característica
nos profissionais, que significa ter amor ao que faz, ter prazer em executar
a sua função. De certa forma, não estão errados, pois, se você não gosta
do que faz, simplesmente realiza suas atividades para “cumprir tabela”,
o resultado muitas vezes é falta de dinamismo, desânimo claramente perceptível
e desmotivação. É claro que nem sempre fazemos o sonhamos em termos de trabalho,
mas, se nos focarmos na alegria de realizar aquilo pelo qual nos propomos,
fazendo da melhor maneira e o mais esmerado possível, será muito mais fácil
sua atividade e produtiva.
Isto me faz lembrar do Sr. Renato Luiz Lourenço, o “Gari Sambista” ou também
conhecido como “Renato Sorriso”. Ele é um exemplo de funcionário By Heart.
Seu trabalho de gari certamente não é nada fácil, mas ele encontrou felicidade
naquilo que faz, sambando com sua vassoura e executando com prazer o seu
serviço. Acabou sendo notado e hoje se tornou uma celebridade, participando
em vários eventos esportivos, inclusive na Copa de 2014. Moral da história:
O que você faz sempre alguém percebe, para o bem ou para o mal. Esteja atento
às boas oportunidades...
Por isso, a cada dia, procure sempre ampliar seus conhecimentos, não estagnando
apenas na sua tarefa, como se tivesse a “síndrome de Gabriela “ (do tipo:
eu nasci assim e sempre serei assim), procure focar em fazer o seu melhor,
progrida, derive um senso de satisfação por realizar com esmero, pois, se
assim o fizer, certamente será um funcionário Hands On e By Heart.
ESTEJA PREPARADO AOS NOVOS DESAFIOS DO RH
Em 25 de Julho de 1991 foi promulgada uma Lei, cuja revisão
se deu em Agosto de 1998, que iria criar novos desafios aos Profissionais
de RH. Ela ficou conhecida com a Lei das Cotas e no seu artigo 93º estabelece
a base destas cotas, reza o artigo da seguinte forma:
Art. 93. A empresa com 100 (cem) ou mais empregados está obrigada a preencher
de 2% (dois por cento) a 5% (cinco por cento) dos seus cargos com beneficiários
reabilitados ou pessoas portadoras de deficiência, habilitadas, na seguinte
proporção:
I - até 200 empregados...........................................................................................2%;
II - de 201 a 500......................................................................................................3%;
III - de 501 a 1.000..................................................................................................4%;
IV - de 1.001 em diante. .........................................................................................5%.
A pergunta que não se quer calar é: Está
preparado para receber estes novos perfis de profissionais? Eu convivo com
diversos tipos de perfis de pessoas e tenho muita amizade com pessoas portadoras
de deficiências, entre elas, alguns cadeirantes, surdos e cego. Posso adiantar
que são pessoas extremamente inteligentes, pró-ativas e de uma percepção
fora do comum. Mas tem uma coisa que elas detestam: serem tratadas de “coitadinhas”
ou achar que não são capazes de realizar uma determinada tarefa. Quão tolos
são os que pensam assim! Eles querem ser tratados como iguais, com respeito
e dignidade, sem preconceito ou discriminação. São capazes de fazer muito
mais que imagina!
Eles são uma enorme nação. Segundo o IBGE, ele relata que “quase 46 milhões de brasileiros, cerca de 24% da população, declarou possuir pelo menos uma das deficiências investigadas (mental, motora, visual e auditiva).”(IBGE)
São menos capazes? De maneira nenhuma! Vou citar uma experiência que presenciei que ratifica o que afirmo. Numa escola estadual daqui de Pinda, uma jovem de 15 anos é possui surdez profunda. O estado agora possui um programa onde disponibiliza uma interlocutora que traduz as aulas em Libras (Língua Brasileira de Sinais) que é o segundo idioma oficial do Brasil. A Interlocura, durante os dois anos que esteve ao lado desta aluna, pode perceber o potencial que ela tinha e investiu nisso. Como todos os demais alunos, ela cobrava as tarefas que tinham de ser feitas, que tinha de estudar, enfim, cobrança de toda professora com os alunos. Resultado: Ela foi a primeira aluna surda a participar da Olimpíada da Matemática do Estado de São Paulo, ficando em 600º lugar! Sua classificação foi maior que os outros colegas da escola dela, que ficaram entre 700º e 1000º lugar!
O que aprendemos disso? Precisamos aprender com os novos perfis de trabalhadores, tratando todos por igual, se possível, aprender o idioma deles (afinal, a LIBRAS é nosso segundo Idioma Oficial!) Os portadores de deficiência estão surgindo no cenário, devemos dar boas vindas a estes, tratando-os com a dignidade e respeito que merecem. O que mais desejam é uma oportunidade para mostrar a capacidade que tem e isso fazem, de uma competência sem igual.
Existem médicos, advogados, dentistas, escritores, atletas, enfim, de todas as profissões e classes sociais!
Isto me faz lembrar da frase que utilizam na campanha contra a discriminação ao deficiente:
SER DIFERENTE É NORMAL!
COMUNICABILIDADE
Certo apresentador brasileiro, já falecido, costumava usar
o seguinte jargão: “Quem não se comunica, se estrumbica”. Assim dizia José
Abelardo Barbosa de Medeiros, o Chacrinha, muito famoso na década de 80.
Há muita verdade neste jargão. A comunicabilidade,
que pode ser definida como “a qualidade do ato comunicativo otimizado, no
qual a mensagem é transferida integral, correta, rápida e economicamente”
(Dicionário Informal). Hoje temos uma infinidade de meios e recursos pelos
quais podemos transmitir informações: cartas, telegramas, telefone, celular,
e-mails, videoconferência e a lista prosseguem.
No entanto, apesar de toda esta infinidade
de opções que lhe permite realizar o ato de comunicar-se, em pleno século
XXI, tem-se percebido que a comunicação é extremamente deficiente nas corporações.
Por quê? Por causa do que chamamos de “permafrost mental” . O que é isto?
Vamos primeiramente entender o que é permafrost.
Permafrost é uma situação que ocorre onde o solo permanentemente congelado
no Ártico e em outras regiões onde a temperatura média é abaixo de zero.
O solo, as rochas e as águas freáticas ficam solidamente congelados, às
vezes até a profundeza de 900 metros. No verão pode ocorrer um degelo do
solo da superfície (chamado de camada ativa). No entanto, esta camada fina
de solo degelado usualmente é lamacenta, porque a umidade não consegue penetrar
no permafrost mais abaixo. As plantas que crescem naquela camada fina de
cima são frequentemente miúdas ou atrofiadas; suas raízes não conseguem
penetrar no permafrost. Talvez pergunte: ‘O que tem que ver o permafrost
com o problema de comunicação nas corporações?
Bem, o permafrost ilustra bem a situação de colaboradores que não progride, que não se comunica, devido a “preguiça mental”, que forma um bloqueio na mente, como uma camada grossa de gelo. São profissionais atrofiados, não se desenvolvem e não se despontam.
Veja só um exemplo do que estou falando:
Já aconteceu que ver na sua empresa aquele e-mail gigantesco, passando de
um departamento ao outro, aonde vão simplesmente replicando e ninguém resolve
nada? E quando chega naquele último, que teoricamente irá resolver a questão,
faz perguntas de assunto que está no início do e-mail? Ele leu o e-mail?
Não. Realizou comunicação? Não. Inteirou-se dos fatos, com o objetivo de
resolver o problema? Não. Este colaborador sofre de permafrost mental que
faz o mínimo de esforço de ler e se comunicar. Seu atrofiamento, em sentido
profissional, impede que a empresa cresça como se fosse uma “praga” na corporação.
Às vezes, a dúvida pode ser sanada simplesmente levantando da sua mesa e
perguntando ao colega ao lado. Mas não o faz. È a preguiça, é o descaso,
ou seja, sofre de falta de comunicabilidade.
Para que você não sofra deste mal, comunique-se, converse, procure inteirar-se de toda situação ao invés de ficar replicando e-mails, como se fosse uma locomotiva que à cada momento engata um vagão a mais, saindo de nenhum lugar e indo a lugar algum. Procure ter uma visão 360º de seu departamento. Leia. Estude. Movimenta-se!
Lembre-se: Comunicabilidade é qualidade de profissional que está focado
no seu trabalho, que tem o desejo de resolver e progredir e não apenas ficar
no passivo. Use os recursos disponíveis e se possível, fale face a face,
pois faz toda a diferença. Expresse-se de maneira clara e objetiva, sem
delongas ou assunto difuso.
Comunicar é uma arte que precisa ser cultivada dia-a-dia.
Afinal, como disse no início: Quem não se comunica...
COMUNIQUE-SE E BRILHE!
